da Cronaca Numismatica n. 159 - Gennaio 2004

Informatizzata la biblioteca

 Di Alessandro Masiero

         La nostra associazione culturale “Centro Numismatico Valdostano”, dalla sua fondazione avvenuta nel 1958 e fino al 2002, ha sempre gestito la propria biblioteca, come s’immagina per una buona parte dei circoli, con l’ausilio di semplici registri cartacei, sui quali si trascrivevano gli estremi d’identificazione di tutti i libri e annotati i prestiti. In più di quarant’anni d’acquisti e di donazioni, i volumi giacenti presso gli armadi della nostra associazione, sono aumentati considerevolmente, raggiungendo ad oggi le 750 unità circa. Il vecchio sistema non ci permetteva più di gestire correttamente e agevolmente, un così elevato numero di libri quindi, proprio su iniziativa e richiesta dei giovani del circolo, nel 2002 l’Amministrazione Regionale della Valle d’Aosta ci ha gentilmente donato un personal computer in disuso ed abbiamo acquisito un programma per la gestione delle biblioteche, che sfrutta le risorse dell’applicativo informatico “Access” di “Windows”.

          Con gli strumenti appena forniti, l’unica maniera per procedere correttamente e senza confusione alla nuova catalogazione è stata quella di selezionare in tutti gli armadi, i volumi oggetto della nuova risistemazione, iniziando così il lavoro vero e proprio, la cui fase più importante e impegnativa, è cominciata con la creazione dell’archivio informatico, procedendo alla stesura dell’elenco degli autori, della banca dati delle case editrici, degli argomenti con le relative descrizioni e la compilazione di una scheda anagrafica per ogni libro, imputando il codice alfanumerico che identificherà il volume, il titolo dell’opera, la selezione del nominativo dell’autore, della casa editrice e dell’argomento trattato (es.: Magna Grecia, pre-romane, repubblica romana, ecc..), il numero delle pagine, il prezzo pagato o il costo estratto dai listini di vendita, per avere così una panoramica sul valore dell’insieme, le eventuali note che si possono mettere a margine del volume, la formazione della banca dati dei soci regolarmente iscritti ed aventi il diritto di fruizione del servizio ed infine, per ogni tomo è stata inserita la scelta di darlo o no in prestito a domicilio. Quest’ultima imputazione è utile per identificare quelle opere che costituiscono ad esempio, il nucleo più prezioso della biblioteca, perché considerate particolarmente rare o antiche o appartenenti ad una collana, ritenendo opportuno quindi, mantenerle soltanto in consultazione all’interno della sede del circolo.

           Alla fine del lavoro di catalogazione dell’intera biblioteca, si è proceduto alla stampa su etichette adesive dei codici alfanumerici, da applicare sui dorsi dei volumi, rendendoli oltremodo facilmente rintracciabili tramite l’aiuto di prospetti riassuntivi per codice e argomento posti su ogni armadio. A proposito di quanto detto sopra per i libri rari e antichi, per facilità di distinzione li abbiamo contrassegnati sul dorso con un bollino colorato. Inoltre la stampa delle etichette può essere selezionata in modo totale oppure solo parziale, come capita spesso per i nuovi acquisti. 

            La versatilità di questo programma in forma di “database” denominato “Biblios”, oltre che nella semplicità d’utilizzo, consiste nella possibilità di eseguire diversi “report”, visualizzando e stampando l’archivio bibliografico per ordine alfabetico d’argomento, d’autore, di casa editrice, di titolo e di codice alfanumerico, acquisendo contemporaneamente un’immediata conoscenza dei volumi esistenti ed in più, permettendo la stampa o la lettura sul video, anche dell’anagrafica degli iscritti. Quest’ultima funzione è molto utile per avere una situazione in tempo reale ed aggiornata dei soci e soprattutto per la registrazione dei prestiti sul programma, con la possibilità in qualsiasi momento, di verificare quelli in corso e quelli scaduti per ogni persona, creando di conseguenza in automatico anche un archivio storico degli stessi, per ciascun volume e per ogni Socio.

           Sono passati ormai diversi mesi dal completamento delle registrazioni e dalla riorganizzazione della nostra biblioteca e dopo questo periodo di prova, stiamo utilizzando a regime la nuova procedura, avendo appurato fino ad oggi, anche a livello informatico, l’assenza di problematiche di sorta.

           Il lavoro così impostato, ha alleggerito gli impegni dei più anziani, poiché sotto l’aspetto dei prestiti, non è più necessario sfogliare come nel passato, i diversi registri per individuare il libro che c’interessa; adesso, digitando sul campo apposito del programma, le prime lettere del titolo del volume che si vuole consultare, in un istante la ricerca è portata a termine.

           Vi è anche naturalmente, la possibilità di formare altri archivi paralleli, sdoppiando opportunamente il programma e creando nuove sezioni, come faremo in futuro per la gestione della parte relativa ai numerosi cataloghi d’asta, che sono anch’essi sicuramente importanti per la classificazione delle monete.

           Le poche parole spese finora, dovrebbero aver chiarito in linea generale il principio di funzionamento del nuovo sistema adottato dal nostro circolo. Ho cercato d’inoltrarmi il meno possibile in aspetti troppo tecnici del programma, che potevano esulare dal vero significato di questo breve discorso e che lascio a chi è più competente di me in campo informatico.